U gebruikt een oude versie van Internet Explorer. Deze website is geoptimaliseerd voor IE9 en hoger.
NL   EN  
 

Privacy Statement

1. Inleiding

Privacy is een groot goed, overal en actueel en iets waar we met ons allen veel waarde aan hechten. We vinden het van belang dat binnen de Rabobank de privacy van sollicitanten goed wordt geborgd. Wij houden ons dan ook aan de wet en regelgeving met in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit Privacy Statement voor Sollicitanten informeren wij op duidelijke en transparante wijze hoe wij omgaan met de verwerking van jouw gegevens.

1.1 Welke regels gelden voor de Rabobank bij de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten?

Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland is de Rabobank onder meer gebonden aan:

  • de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbewerking (UAVG);
  • het Protocol incidenten waarschuwingssysteem financiële instellingen1);
  • Rabobank Privacy Code.

1.2 Wat is de reikwijdte van dit statement?

Dit privacy statement geldt voor alle kandidaten die deelnemen aan de sollicitatieprocedure bij de Rabobank. Dit statement heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure die door, of in opdracht van de Rabobank in Nederland, dan wel in het recruitmentsysteem van de Rabobank worden gedaan. Indien je in dienst treedt van de Rabobank, dan geldt hetgeen is neergelegd in het Privacy Statement voor Medewerkers.

1.3 Wat bedoelen we met onderstaande begrippen?

Wij gebruiken bepaalde woorden in dit privacy statement. Hieronder lees je wat wij met een aantal van deze woorden bedoelen:

  • Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. In het kader van het sollicitatieproces bij de Rabobank zijn dit:
    • Naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens), geboortedatum, geslacht, telefoonnummer en emailadres;
    • CV en motivatie;
    • Optioneel: foto en of audiovisueel sollicitatiefilmpje;
  • Verwerken: het begrip ‘verwerken’ is een verzamelnaam voor alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Dit is niet alleen het verzamelen van die gegevens, maar ook het vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, raadplegen, doorzenden en bijvoorbeeld het wissen van gegevens.
  • Sollicitatieprocedure: het geheel aan activiteiten rondom werving en selectie bij de Rabobank. 

1.4 Wie is verantwoordelijke voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De Rabobank is verantwoordelijk voor de verwerking van alle persoonsgegevens die door of in opdracht van de Rabobank worden verwerkt. Met 'de Rabobank' wordt in dit statement bedoeld: Coöperatieve Rabobank U.A., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30.046.259, statutair gevestigd te Amsterdam, Nederland, exclusief buitenlandse branches. 

De contactgegevens zijn:

Bezoekadres:   Postadres:
Croeselaan 18
3521 CB Utrecht
Telefoon 030-2160000
  Postbus 17100
3500 HG Utrecht

1.5 Hoe komen we aan je persoonsgegevens?

Er zijn drie manieren om aan jouw persoonsgegevens te komen. Je verstrekt deze bijvoorbeeld zelf aan ons bij je (online) sollicitatie.

Ook wordt er volop naar vakmanschap gezocht op het internet (ook wel ‘sourcen’ genoemd), zoals in CV-databases en LinkedIn. Als de recruiter jou benadert, moet hij aangeven waar hij jouw gegevens gevonden heeft en vragen om jouw CV/LinkedIn-profiel te gebruiken om jou te benaderen met een vacature. 

2. Grondslagen en doelen voor verwerking van persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie

2.1 Welke juridische grondslagen hanteert de Rabobank voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw gegevens:

  • op basis van jouw expliciete toestemming. Toestemming vragen van sollicitanten is vanwege de hiërarchische verhouding tussen de sollicitant en de Rabobank meestal niet toegestaan. Wij vragen dit alleen als daar geen duidelijke negatieve consequenties aan kleven. En jij volledig geïnformeerd bent en de toestemming vrijwillig is gegeven. De door jou gegeven toestemming kan door jou te allen tijde worden ingetrokken;
  • als wij daarvoor een wettelijke verplichting hebben, denk hierbij bijvoorbeeld aan het maken en bewaren van een kopie van je ID-bewijs in het kader van de loonbelasting;
  • op basis van een gerechtvaardigd belang van de Rabobank. Een voorbeeld hiervan is de intentie tot sluiten van een arbeidsovereenkomst. Dan voeren wij een achtergrondcheck (pre-employment screening) uit en vragen wij gegevens op bij voormalige werkgevers.

2.2 Waarvoor verwerkt de Rabobank persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. Human resources en personeelsbeleid

Als je bij ons solliciteert, hebben wij jouw persoonsgegevens nodig. Bijvoorbeeld om je te kunnen uitnodigen voor een sollicitatiegesprek en het maken van een toegangspasje om het gebouw te betreden. Maar ook tijdens het sollicitatieproces of voorafgaand aan het sluiten van een (arbeids)overeenkomst verwerken wij jouw gegevens. Bijvoorbeeld als je webformulieren op de website invult. In het kader van een sollicitatieprocedure verwerken wij persoonsgegevens, omdat wij een zo goed mogelijk beeld van je proberen te krijgen en willen beoordelen of jij geschikt bent voor de desbetreffende functie. Hiervoor kunnen wij ook gegevens gebruiken die wij van anderen over je krijgen. Bijvoorbeeld van voormalige werkgevers (via referenties via jou verkregen) of wervingsbureaus. Ook kunnen wij openbare bronnen raadplegen zoals internet en social media (indien dit voor de functie relevant is en dit bij de vacaturetekst is aangegeven). Rabobank hanteert een diversiteitsbeleid. In dat kader leggen wij ook gegevens van jou vast .

b. Pre-employment screening

Net als alle andere financiële instellingen in Nederland, screent de Rabobank toekomstige medewerkers. De screening procedures die binnen de Rabobank gelden, zijn van toepassing op alle sollicitanten die werkzaamheden kunnen gaan uitvoeren bij de Rabobank. De screening procedures beogen te achterhalen of de sollicitant voldoende betrouwbaar is. Sollicitanten mogen alleen met hun werkzaamheden beginnen als de screening voor de startdatum volledig en met een positief resultaat is afgerond.

Voor alle te screenen sollicitanten geldt dezelfde procedure, die uit de volgende twee fases bestaat.

  • fase 1: in het sollicitatiegesprek zelf wordt jouw hoogst genoten originele diploma geverifieerd. Het is dus van belang dat je jouw diploma meeneemt naar het gesprek.
  • fase 2: Bij de intentie tot het sluiten van een arbeidsovereenkomst, vragen we jou een verklaring in te vullen. In die verklaring staat dat we informatie gaan inwinnen. Het gaat hierbij om het betrouwbaarheidsoordeel van werkgevers/opdrachtgevers van de afgelopen twee jaar en een toets in de systemen EVA2), VIS3) en Tuchtregister van Stichting Tuchtrecht Banken. Op basis van deze informatie besluit de manager vervolgens of je voldoende betrouwbaar bent om werkzaamheden binnen de Rabobank te verrichten.

c. Bedrijfsrapportages en analyse en ontwikkeling van de organisatie

Wij kunnen jouw gegevens verwerken voor het maken van bedrijfsrapportages en enquêtes. Ook kunnen wij jouw gegevens gebruiken voor het maken van analyses. We kunnen dan gegevens, die wij van je hebben, combineren. Bijvoorbeeld voor het verbeteren van de sollicitatieprocedure. De resultaten van de analyses en bijbehorende adviezen zijn nooit herleidbaar tot jou.

d. Wettelijke verplichtingen

Wij moeten op basis van bepaalde (internationale) wet- en regelgeving gegevens over je verzamelen. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) moeten wij bijvoorbeeld weten wie je bent. Ook maken wij bij het aangaan van een dienstverband een kopie van jouw identiteitsbewijs (op grond van wettelijke verplichtingen). Wij hebben bij het aangaan van het dienstverband ook jouw BSN nodig in verband met fiscale verplichtingen. 

3. Verwerkt de Rabobank ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden of gegevens betreffende ras. De Rabobank neemt deel aan de incidentenregisters en waarschuwingssystemen van de financiële sector en kan hiervoor strafrechtelijke gegevens verwerken. Het doel van een incidentenregister of waarschuwingssysteem is om de belangen van financiële instellingen, jij als sollicitant en onze klanten te beschermen. Bijvoorbeeld door fraude op te sporen. Rabobank voert een diversiteitsbeleid. Op basis daarvan kunnen wij aan jou vragen wat jouw geboorteland is, van jouw ouders of jouw grootouders.

Vraag je ons om bijzondere persoonsgegevens over je vast te leggen of maak je deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als hier een duidelijk doel voor is, er een grondslag voor bestaat en als dit noodzakelijk is voor het doel.

Bijzondere persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt als er sprake is van bijvoorbeeld foto’s of beeldopnames van jou. Je kunt hierbij denken aan de foto die je eventueel hebt toegevoegd aan je CV, maar ook aan de camerabeelden bij de ingang. De Rabobank verwerkt deze camerabeelden voor de bescherming van de eigendommen van de Rabobank en haar medewerkers en andere beveiligingsredenen.

4. Hoe gaat de Rabobank met mijn persoonsgegevens om?

Binnen de Rabobank kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier, gelet op hun functie, toegang toe moeten hebben. De medewerkers die bij jouw sollicitatie betrokken zijn, hebben een geheimhoudingsplicht.

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen, wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Jouw persoonsgegevens kunnen ook tussen de onderdelen van de Rabobank worden uitgewisseld. Maar alleen nadat je daar toestemming voor hebt gegeven. Bijvoorbeeld als je solliciteert voor een functie bij een bank op locatie en de keuze valt niet op jou, maar we vinden je wellicht geschikt voor een vergelijkbare vacature bij een andere locatie. We zullen jou dan hierover informeren en pas na jouw toestemming, je gegevens doorsturen.

Hoe wij omgaan met externe partijen?

Soms schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld een extern wervingsbureau (zoals bijvoorbeeld YER en DPR Legal) of een onderzoeksbureau. Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verwerkt. En voldoende betrouwbaar is. Daarnaast kan deze derde alleen onze opdracht krijgen, als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.

Mocht een assessment onderdeel uitmaken van je sollicitatieprocedure, dan word je hierover vooraf geïnformeerd en nadat je goedkeuring hebt gegeven dat het rapport aan de Rabobank verstrekt mag worden, slaan we het rapport op in je sollicitatiedossier.

Jouw persoonsgegevens worden niet verhandeld of verkocht aan derden, dus ook niet buiten de Europese Unie (EU).

5. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

In ieder geval uiterlijk 4 weken nadat je bent afgewezen en de sollicitatieprocedure is beëindigd, zullen wij jouw persoonsgegevens verwijderen. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals jouw sollicitatiebrief, CV, mailwisseling en eventuele screening- en of assessmentgegevens.

Heb je online bij ons een profiel gemaakt? Dan kun je na 4 weken nog wel je eigen gegevens raadplegen en aanpassen, zodat je de gegevens bij een andere sollicitatie bij Rabobank nog een keer kunt gebruiken. Wij kunnen jouw gegevens dan niet inzien.

Willen wij jouw persoonsgegevens langer bewaren? Dan doen wij dat alleen, als je daar toestemming voor hebt gegeven. We verwijderen jouw gegevens dan uiterlijk 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Wij kunnen gegevens op anonieme basis nog gebruiken voor onderzoeksdoeleinden. Je toestemming kun je te allen tijden weer intrekken.

Indien je naar aanleiding van je sollicitatie in dienst treedt bij de Rabobank dan wordt het sollicitatiedossier bewaard tot 2 jaar na het einde van het dienstverband.

6. Welke rechten heb ik bij de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Bij de verwerking van je persoonsgegevens gelden bepaalde rechten.

6.1 Recht op inzage en kopie

Je hebt het recht op inzage in en een kopie van alle data die van jou worden opgeslagen. Denk hierbij aan je openbare onlinegegevens en aantekeningen van alle contacten met jou, zoals op je CV en motivatie of naar aanleiding van het telefoon- of sollicitatiegesprek met jou.

6.2 Recht op rectificatie

Als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn of in strijd met de wet, heb je het recht om jouw gegevens te laten rectificeren.

6.3 Recht op vergeten worden

Je kunt vragen om gegevens die van je zijn vastgelegd te wissen als je bezwaar hebt tegen de verwerking van die gegevens. Bijvoorbeeld als de verwerking ervan onrechtmatig is of niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Om aan het verzoek te kunnen voldoen moet jouw belang zwaarder wegen dan het belang van de Rabobank om gegevens te verwerken.

6.4 Recht op beperking van de verwerking

Je kunt in bepaalde gevallen vragen de persoonsgegevens die van je worden verwerkt, te beperken. Bijvoorbeeld omdat jij niet wil dat we de gegevens wissen, omdat jij de gegevens later nog wilt kunnen opvragen. Dit betekent dat er minder gegevens worden verwerkt.

6.5 Recht om niet onderworpen te worden aan volledig geautomatiseerde besluitvorming

Automatische besluiten zijn beslissingen over je, die gemaakt worden door computers en niet (meer) door mensen. De Rabobank mag van de wet gebruik maken van geautomatiseerde beslissingen inclusief profilering. Op dit moment maken we geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming bij de sollicitatieprocedure.

6.6 Recht op dataportabiliteit

Je hebt het recht om te vragen om gegevens die op basis van een overeenkomst en/of met jouw toestemming worden verwerkt, te verkrijgen of over te dragen aan een andere partij. Overdracht aan een andere partij kan alleen als het technisch mogelijk is. Rabobank zal de gegevens die door jou zelf zijn verstrekt, in een gestructureerde en leesbare vorm overdragen.

6.7 Recht op bezwaar

Tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens kan bezwaar worden gemaakt. Wij zullen dan een nieuwe afweging maken om te bepalen of jouw gegevens daar inderdaad niet meer voor gebruikt mogen worden. We staken de verwerking als jouw belang zwaarder weegt dan ons belang. We laten je in dat geval gemotiveerd weten wat onze beslissing is. Als de beslissing voor jou niet leidt tot acceptabel resultaat, dan kun je een klacht indienen bij de Data Protection Officer van de Rabobank of de Autoriteit Persoonsgegevens (zie ook hoofdstuk 7).

6.8 Procedure

Heb je een van de hiervoor beschreven verzoeken gedaan, dan zullen wij jouw verzoek binnen één maand na ontvangst beantwoorden.

Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan de termijn, indien nodig, met nog eens twee maanden worden verlengd. We houden je dan ook op de hoogte over de voortgang van je verzoek.

Betreffen de te verstrekken gegevens ook gegevens van derden, dan kan deze derde, voorafgaand aan de verstrekking, gevraagd worden of er bezwaren bestaan tegen verstrekking.

Een inzage- of rectificatieverzoek is voor je in principe kosteloos. Er kan worden verzocht om een nadere specificatie van jouw verzoek. Wij kunnen tevens om identificatie vragen, omdat we zeker willen weten dat we aan de juiste persoon gegevens verstrekken.

In sommige gevallen komen wij niet aan jouw verzoek tegemoet. Wij hoeven de gegevens bijvoorbeeld niet te verwijderen als die gegevens van een aanmerkelijk belang zijn voor de Rabobank of als er een wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren. Wij stellen je hiervan op de hoogte.

7. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Rabobank kun je terecht bij het onderdeel waar je gesolliciteerd hebt of bij de Privacy Officer HR. Deze is bereikbaar via functionele mailbox privacy.officer.HR@rabobank.nl.

Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij het desbetreffende onderdeel van de Rabobank waar je gesolliciteerd hebt. Indien de beantwoording onbevredigend is, kan jij dit voorleggen aan de functionaris gegevens bescherming van Rabobank via privacyoffice@rabobank.nl . Als dat antwoord niet leidt tot een voor jou acceptabel resultaat, heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van de Geschillenregeling Arbeidsverhoudingen of de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509AJ Den Haag).

8. Kan Rabobank dit document wijzigen?

Ja, ons privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan passen wij het privacy statement daar op aan. De meest actuele versie van ons Privacy Statement voor Sollicitanten kunt je steeds terugvinden via de website en applicatie waarmee je solliciteert. Ook eerdere versies kun je daar inzien. 

1) Het Protocol incidenten waarschuwingssysteem financiële instellingen is goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens.
2) EVA is de Externe verwijzing Applicatie, bestaande uit een intern verwijzingsregister, een extern verwijzingsregister waarin interbancair de gegevens worden gedeeld over personen die banken hebben benadeeld en het register van Stichting Fraudebestrijding Hypotheken waarin specifiek gegevens zijn opgenomen van hypotheekverstrekkers, buiten het bancaire circuit. VIS is het register van gestolen of vervalste identiteitsbewijzen. Het tuchtregister van Stichting Tuchtrecht Banken wordt getoetst in verband met klachten in het kader van de Bankierseed.
3) VIS is het register van gestolen en vervalste identiteitsbewijzen.